News (deutsch) 21/04 – SOP Vorlage

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» Tipps zum Erstellen Ihrer Restaurant SOPs

Beginnen Sie mit einem Deckblatt. Geben Sie Ihr Firmenlogo sowie Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse ein. Fahren Sie dann mit den SOPs fort. Hier finden Sie eine Vorlage für die ersten Schritte zur Erstellung Ihrer SOPs.

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Inhaltsverzeichnis

Hier finden Sie Beispiele für möglicherweise erforderliche Abschnitte Ihrer SOPs. (aber nicht darauf beschränkt) Fügen Sie nach Bedarf Themen oder Abschnitte hinzu oder entfernen Sie sie.

Einführung

Unternehmensüberblick

Geben Sie einen kurzen Überblick über die Unternehmensgeschichte und Ihre Werte. Beginnen Sie am besten mit einem positiven, einladenden Vorwort, und  z.B. „Willkommen“, „Vison“, „Leitbild“.
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Alle Mitarbeiter sollten über die genaue Adresse, Telefonnummer, Internet-Homepage und E-Mail-Kontaktadresse informiert werden. Die Adresse und Telefonnummer des Firmensitzes sollten ebenfalls hier angegeben werden. Einige Unternehmen geben auch die Details des Geschäftsführers und des Managements bekannt. Überlegen Sie, wie peinlich es für einen Mitarbeiter sein könnte, wenn ein Gast nach dem Namen seines Geschäftsführers fragt und er sagen muss: „Ich weiß es nicht“.

Firmendetails sind wichtig
Adresse, Telefon, Internet, E-Mail und so weiter. . .

  • Listen Sie alle Adressen auf. Hauptsitz, Niederlassungen
  • Listen Sie alle wichtigen internen und externen Telefonnummern auf
  • Personalbüro, Büros, Küchen, Lieferanten usw.
  • Firmenstruktur, Org Chart

¦¦ Verweisen sie hier auf Ihre Profile für Berufsbezeichnungen und Ihre Stellenbeschreibungen

SOP Übersicht

Erklären Sie kurz, was SOPs sind – im Grunde genommen dokumentieren sie Arbeitsabläufe die als schriftliche Referenz dienen und jederzeit verfügbar sind. Erklären Sie, dass SOPs keine festen Regeln sind und dass Sie immer offen für Vorschläge sind, wie Sie sie verbessern und ändern können oder was das Team für richtig hält. Erklären Sie, dass es Allgemeine SOPs, Service SOPs, Küchen SOPs und Management-SOPs gibt.
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Teil 1 – Allgemeine SOPs

Dies sind die SOPs die für jeden Mitarbeiter gelten, unabhängig von Position und Abteilung.

[Beispiel]  Die Arbeitszeiten und die Öffnungszeiten des Restaurants finden Sie im entsprechenden Anhang zu Ihrer Abteilung. Die Öffnungs- und Schließzeiten können je nach betrieblichen Anforderungen variieren.

Wenn Sie einen bestimmten freien Tag benötigen, fragen Sie schriftlich im Voraus. Alle Anfragen werden in der Reihenfolge ihres Einganges bearbeitet. Denken Sie daran, eine Anfrage ist keine Garantie für die Genehmigug. Wir werden jedoch unser Bestes tun, um alle Anforderungen je nach Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Die Pausen variieren von Tag zu Tag, abhängig von den Dienstzeiten, den täglichen Aufgaben, dem Geschäftsaufkommen und der Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter. Sie werden gebeten, während Ihrer Pausen keine anderen Abteilungen zu besuchen. Das Personalrestaurant befindet sich im Erdgeschoss. Daneben befindet sich ein Raucherraum.

Das Management legt die Pausen des Personals fest, um den Tag für alle so gut wie möglich zu organisieren. Aus diesem Grund müssen Sie auf Anfrage Ihres Managers Ihre Aufgaben sofort übergeben und zum Personalrestaurant oder zum Pausenraum gehen. Ihr Manager und Ihre Kollegen erwarten, dass Sie die Pausenzeit von 30 Minuten einhalten.

Arbeitszeiten

[Beispiel] Für alle Bereiche Küche, Service und Verwaltung gilt die 40 Stundenwochen.

In der Praxis kommen häufig folgende Arbeitszeitmodelle zur Anwendung:

  • Frühdienst: …
  • Mitteldienst: …
  • Spätdienst: …
  • Veranstaltungen: richtet sich nach den Beginn- und Endzeiten der VA
  • Mittagspausen: …
  • Rauchpausen: bei Bedarf, nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten

Andere Pausen sind nicht vorgesehen. Die Pausen werden entsprechend vom/n dem/der jeweiligen Vorgesetzten (Verwaltung, Service, Küche) eingeteilt. Die genauen Arbeitszeiten entnehmen Sie bitte jeweils den Dienstplänen.

¦¦ Verweisen Sie hier auf Ihre Diensteinteilungen für genauere Angaben.

Dienstpläne

[Beispiel]  Ihr Vorgesetzter (Küche, Service) erstellt 1 Woche im Vorhinein den Dienstplan, der für alle zugänglich im Arbeitsbereich ausgehängt wird. Bei Unklarheiten bitte an den/die Vorgesetzte/n wenden.

Von Ihnen gewünschte Urlaube bzw. andere Abwesenheiten sind dem Küchenchef oder Betriebsleiter rechtzeitig zu melden (spätestens 2-3 Tage vor Dienstplanerstellung), damit dies im Dienstplan berücksichtigt werden kann, sofern sie genehmigt werden.

Unvorhergesehene Ereignisse und daraus folgende Dienstverhinderungen bitte sofort an Ihren jeweiligen Vorgesetzten melden.

Arbeitsaufzeichnungen

[Beispiel] Die Zeiterfassung erfolgt durch ein elektronisches Zeiterfassungsystem, wofür ein Code benötigt wird. In jedem Fall müssen Sie sich zu Beginn Ihrer jeweiligen Arbeitszeit bereits in Arbeitskleidung bei den jeweiligen Vorgesetzten melden.

Überstunden/Mehrstunden

[Beispiel]  Nur nach Anordnung durch den Vorgesetzten

  • Auszahlung: nach Vereinbarung
  • Zeitausgleich: ja, aber nur nach Bewilligung durch die Vorgesetzten
  • Überstunden und Mehrstunden werden wie folgt abgerechnet …

Urlaub

Erläutern Sie Ihre Richtlinien für bezahlte und unbezahlte Urlaubstage

[Beispiel] Normalerweise läuft das Urlaubsjahr jedes Jahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember und berechtigt ständige Mitarbeiter zu einer bestimmten Anzahl von Urlaubstagen wenn Sie das ganze Jahr arbeiten. Alle Urlaube müssen im Voraus zusammen mit Ihrem Manager geplant werden. Wenn Sie ein Urlaubsformular einrechen, muss dieses ausgefüllt und von Ihrem Manager oder einem Senior Manager unterschrieben werden, bevor es autorisiert wird.

Kranktage

Erläutern Sie Ihre Richtlinien für Krankmeldungen und das Verfahren, mit dem Sie jemanden veranlassen können um Schichten abzudecken.

[Beispiel] Im Krankheitsfall müssen Sie spätestens eine Stunde vor Dienstbeginnbeginn bei der angegebenen Nummer anrufen und begründen warum Sie nicht zum Dienst erscheinen können. Bei einer Krankheit von mehr als 3 Arbeitstagen ist ein ärztliches Attest erforderlich. Sie müssen uns ebenfalls mindestens einen Tag im vorhinein mitteilen ab wann sie wiedere zum Dienst kommen können, damit wir vorausplanen und Personalmangel oder -überschuß vermeiden können.

Abwesenheit

Geben Sie Ihre Richtlinien für entschuldigtes und unentschuldigtes Fernbeleiben bekannt. Was sind die Konsequenzen? Eine Verwarnung? Freistellung? Beendigung des Dienstverhältnises? Was sind Entschuldigungsgründe oder besondere Umstand? Legen Sie Ihre Richtlinien fest damit sie allen Mitarbeitern von Anfang an klar sind.

[Beispiel] Sie müssen den Betriebsleiter von ihrer Abwesenheit informieren und im Anschluss daran Rückmeldung darüber geben, warum die Fehlzeit entstanden ist.

Mitarbeiterkonflikte

Erläutern Sie Ihre Richtlinien zu Mitarbeiterkonflikten, von kleinen Auseinandersetzungen in der Hitze des Dienstes bis hin zu größeren Zusammenstößen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass Respekt und Empathie entscheidende Charaktereigenschaften in Ihrem Team sind.
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Verletzungen am Arbeitsplatz

Erklären Sie gründlich, was zu tun ist, wenn ein Mitarbeiter bei der Arbeit verletzt wird, um die Verletzung zu behandeln, zu melden usw.
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Belästigung oder Diskriminierung

Erklären Sie Ihre Richtlinien für Belästigung und Diskriminierung gründlich. Erläutern Sie die verschiedenen Arten von Belästigung und Ihre Richtlinien zum Umgang mit jeder Art. Machen Sie deutlich, dass weder Belästigung noch Diskriminierung toleriert werden.
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Arbeitsbekleidung / Arbeitsmittel

[Beispiel] Sie bekommen von der Firma zu Beginn ihres Dienstverhältnisses ausreichend Arbeits­kleidung zu Verfügung gestellt, sodass Sie diese regelmäßig und bei Bedarf wechseln können (Küche: Kochjacken und Hosen; Service: Hemden, Schürze, Krawatten).

Die Arbeitskleidung ist am Ende Ihres Dienstverhältnisses in vollständigem und sauberen Zustand zurückzugeben. Sie sind selbst dafür verantwortlich, dass keine starken Verschmutzungen entstehen z.B. dadurch, dass Flecken zu lange unbehandelt bleiben und so die Kochkleidung nicht mehr zu reinigen ist.

Umkleideräumlichkeiten

[Beispiel] Allen Mitarbeitern stehen Umkleideräumlichkeiten (mit Duschen und Toiletten) und einem versperrbaren Spind für persönliche Dinge zur Verfügung. Die Umkleideräumlichkeiten werden täglich gereinigt, sorgen Sie also bitte dafür, dass Sie Ihren Platz so ordentlich verlassen wie Sie diesen vorgefunden haben. Auch der/die nächste KollegIn möchte eine saubere Garderobe vorfinden!

Aufbewahrung der persönlichen Gegenstände

[Beispiel] Es wird Ihnen zu Beginn Ihres Dienstverhältnisses ein persönlicher Spind zugewiesen.

  • Diese befinden sich …..
  • Bei Verlust des Schlüssels müssen Sie …
  • Achten Sie darauf, dass Ihr Spind sauber bleibt!
  • Bewahren Sie bitte in Ihrem eigenen Interesse keine Wertgegenstände …

Diebstahl

[Beispiel] Es ist nicht gestattet, Lebensmittel und/oder Getränke aus der Küche, der Bar oder dem Lager für den Eigenbedarf (z.B. Mittagessen, Jause, …) zu verwenden.

  • Die Ausgabe von Lebensmitteln …
  • Abrechnung, Bargeld, …

Verpflegung

[Beispiel] Jede/r MitarbeiterIn erhält pro Tag 1 akoholfreise Getränk. Unser Personalessen ….

 

Fortsetzung folgt …

 

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