News (deutsch) 21/03 – SOPs? Wozu?

Standarisierte Arbeitsabläufe

Standard Operating Procedures (SOPs) sollten in einem Handbuch niedergeschrieben werden.

Für die Erstellung eines Handbuches für ihren Gastronomiebetrieb sind viele Faktoren dafür ausschlaggebend, wie umfangreich und detailliert dieses ausgeführt werden soll oder muss.

Wenn Sie planen, ein Restaurant in Betrieb zu nehmen und zu betreiben, werden Sie mit Sicherheit Zeit damit verbringen eine herausragende Speisekarte zu entwerfen, Ideen für eine bemerkenswerte Atmosphäre für Ihre Restaurant zu entwickeln und darüber nachzudenken, wie Ihre Servicemitarbeiter ihren Gästen ein unvergessliches Erlebnis bescheren sollen. Sie haben wahrscheinlich auch ein oder zwei Dinge über Budgetierung, Ausstattung, Ausrüstung und Beschaffung gelernt und wie Sie Ihr Speisekarte aufpeppen können.

Es ist jedoch möglich, dass Sie sich mitten in der Eröffnung eines Restaurants nicht die Zeit genommen haben zu formulieren und zu Papier zu bringen, wie die Dinge erledigt werden sollen.

Falls das noch nicht geschehen ist, nehmen Sie sich ein paar Tage Zeit und erstellen Sie Ihre SOPs (Standard Operating Procedures). Sie werden die einheitlichen Abläufe in allen Bereichen Ihres Unternehmens zu schätzen wissen, vom effektiven Einkauf bis zur immerwährenden hohen Gästezufriedenheit. Und am wichtigsten ist, dass eine gründliche Schulung Ihrer Mitarbeiter viel weniger Aufwand erfordert als je zuvor.

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Was sind Standard Operating Procedures für ein Restaurant?

Standard Operating Procedures, die oft mit der Abkürzung SOP bezeichnet werden sind genau das, was sie zu sein scheinen. Ein reguliertes, uniformiertes Verfahren für jede einzelne Aufgabe in einem Restaurant.

Ihre Mitarbeiter führen täglich SOPs aus. Wenn Ihre Empfangsdame den Gast begrüßt, ihn an seinen reservierten Tisch führt und die Speisekarte aushändigt befolgt sie eine Richtlinie die sicherstellt, dass sich jeder Gast willkommen fühlt und Ihren besonderen Charakter der Gastfreundschaft zeigt.

Jedes Mal, wenn Ihr Küchenchef in der Küche ein Steak mit grünen Pfefferkörnern grillt, die Soße mit Crème Fraiche und einem Schuss Cognac verfeinert und als Beilage Folienerdäpfel mit Sauerrahm in den Ofen schiebt hält er sich and seine SOPs.

Es ist die spezielle Art und Weise wie in Ihrem Restaurant ein Pfeffersteak zubereitet wird, dass es so aussieht und schmeckt wie Sie es möchten. SOPs helfen Ihrem Restaurant zu laufen wie ein Schweizer Uhrwerk.

Es hat wenig Sinn sich die Mühe zu machen alles zu Papier zu bringen solange die SOPs in einer Schublade liegen und verstauben. Sie müssen verbreitet und kommuniziert werden. SOPs erfordern sowohl eine umfassende Dokumentation als auch eine gute Kommunikation. Sie müssen implementiert und Ihre Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Anstatt  davon auszugehen, dass Ihre Mitarbeiter ohnehin wissen wie und was zu tun ist. Insbesondere in einem extrem umsatzträchtigen Restaurant kann es jederzeit zu Fehlkommunikationen kommen. Gut dokumentierte SOPs bilden ein solides Rückgrat für Ihr Trainingsprogramm.

Mit guter Organisation können sie sich selbst frei spielen. Wenn Sie dokumentierte, messbare und eindeutige Vorgaben gesetzt haben, haben Sie die Freiheit, das zu tun was Sie eigentlich vor der Eröffnung Ihres Restaurants geplant haben – seien Sie ein Gastgeber, unterhalten Sie sich mit Gästen, kochen Sie manchmal und verabschieden Sie ihre Gästen nach einem unvergesslichen Abendessen.

Standard Operating Procedures sind wichtig, da Sie so Ihre Absichten und Standards für jedes einzelne Element Ihres Betriebs detailliert zusammenfassen und feststellen können, dass jede Schicht so fehlerfrei und mühelos wie möglich verläuft. Ihre Mitarbeiter werden die offene Kommunikation anerkennen, denn es gibt nichts Schlimmeres als inmitten der Hektik eines voll besetzten Restaurants zu versuchen herauszufinden wie eine bestimmte Aufgabe ausgeführt werden soll.

Was können SOPs für Ihr Restaurant tun?

Sehr oft beklagen sich Gastronomen dass eine bestimmte Aufgabe auf eine bestimmte Art und Weise erledigt werden soll, aber deren Mitarbeiter tun dies entweder nicht, nicht richtig oder sie wissen nicht wie sie es tun sollen.

Hier ist die Herausforderung: Haupsächlich kommt das von mangelnder Ausbildung oder Training und der Tatsache, dass die SOPs nicht in die Praxis umgesetzt werden. Wenn Ihre Standards und Erwartungen nicht klar festgelegt wurden, können die Dinge leicht schief gehen.

Schaffen Sie Kontinuität!

Es ist sinnvoll SOPs auch für einfache Aufgaben wie das Service eines Cappuccinos zu haben.

Neben der komplexeren Aufgabe einen Cappuccino herzustellen scheint es einfach zu sein ihn zu servieren.

Aber wie? In einem hohen Glas mit einem langen Stiellöffel! Aber nicht klar ist:

  • Servieren sie ihn auf einer Untertasse
  • Servieren sie ihn auf einem Tablett
  • Tragen sie ihn in der Hand
  • Stellen sie ihn auf eine Serviette
  • Stellen sie ihn auf eine Untertasse
  • Legen sie den Löffel neben das Glas
  • In welche Richtung würde der Löffel zeigen
  • Geben sie den Löffel in das Glas
  • Servieren sie ihn mit einem Strohhalm

Was für Ihren Betrieb am besten funktioniert liegt ganz bei Ihnen. Alles was Sie tun müssen ist sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter über das von Ihnen bevorzugte Verfahren informiert ist – und sicherzustellen, dass jede Methode aufgeschrieben ist. Wenn Ihre Erwartungen dokumentiert sind, gibt es kein Durcheinander, kein Missverständnis und Sie werden sofort mehr Kontinuität in allen Bereichen Ihres Betriebs feststellen.

Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter beim Schreiben von SOPs einzubeziehen!

Um die Dinge in Ordnung zu halten, erstellen Sie einzelne SOPs auf individuellen Einzelseiten und legen sie diese in einem Ordner ab – Aufgabe für Aufgabe und Position für Position.

Eine andere Möglichkeit ist SOPs in Buchform zu schreiben. In beiden Fällen ist es bequem und vernünftig die SOPs auf einem digitalen System verfügbar zu machen.

Was können SOPs noch für Sie tun?
  • Reduzieren die Kosten für Speisen und Getränke
  • Abfall reduzieren
  • Qualität verbessern
  • Gästezufriedenheit steigern
  • Lernen durch praktische Arbeit
  • Einfachere Problemlösungen
  • Erwerben Sie Zeit um Ihren Betrieb besser zu managen
  • Niedrigere Personalkosten
  • Vereinfachung von Personalschulungen

Fortsetzung folgt …

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